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浅谈教会的档案管理

时间:2014-08-16 20:33来源:《天风》 2014年2期 作者:林玉良 点击: 评论
教会档案主要有文书档案包括教会活动、友好往来、教会人事、行政管理等;财务档案有记凭证、记账簿、财务报告等;基建房产档案涵盖土地房产证、工程图纸、建筑批文、租赁合同
引言:档案是人类历史的真实记录,是人类文明进步的阶梯,是优秀文化遗产流传的载体,是“今世赖之以知古,后世赖之以知今”的历史文化财富,有着“历史科学的粮仓”之称。随着时代的变迁,教会有些珍贵的资料在非常年代已不复存留,其损失真是无法估量。做好教会档案管理工作,对教会健康发展具有十分重要的意义;科学规范化管理档案,是衡量教会管理水平的重要尺度,也是神在教会中赐下丰富恩典的历史凭证。近年来,各地教会和各级基督教两会意识到档案管理的重要性,并着手收集资料和编撰教会历史,为今后的教会发展提供宝贵的财富。本文就教会档案管理这一话题谈点粗浅的看法。
    
一、档案管理意义重大
 
教会档案是教会在各项事工中所形成的真实的历史记录,具有一定的考量和保存价值。教会档案作为教会历史的产物和教会重要文献,不得随意更改和销毁,档案管理工作对教会的健康发展起着至关重要的作用。
 
1、 档案管理是追寻历史的根源   
档案是历史的真实记录,这是它的价值所在。追溯历史是使命传承的基础,基督教的信仰也重视历史的传承。约西亚王是一个有历史使命感的人,当他在修建圣殿时意外获得律法书,随即招聚全国男女老少,全民行动,重新立约,立志谨遵,因其对历史负责的态度引发对历史负责的行动。亚哈随鲁王厚待末底改,也是他从史书的记录中得知末底改在保护皇帝的事上功不可没。旧约圣经花了大半的篇幅记录上帝救赎子民的历史:如收藏吗哪(参出1 6:32)、立石为记(参书4:1--9)等,都是为了通过保存历史,见证上帝的奇妙作为,让后代子孙永远铭记上帝与选民所立的约,从而能够世世代代生活在上帝所应许的恩典和福分中。
 
2、档案管理为今天的教会服务   
中国教会由于历史的种种原因,所保留下来的档案资料稀缺匮乏。二十世纪80年代教会刚恢复时,要查一些资料非常困难,因为大多数的教会档案已在“文革”中付之一炬。在落实宗教房产的过程中,档案资料的重要作用是不言而喻的,可惜,许多地方的教会房产因失去档案依据而无法落实。其实,教会档案的功能还远不止这些,对于教会事工发展的研究和教会历史的写作,教会档案都有着不可替代的重要作用。今天也有不多的同工在收集一些有关本堂或本地教会发展的档案与历史资料,有些省市基督教两会也着手编写基督教会史,这无疑是一件值得肯定的事工。而面对今日教会的兴旺与发展,教会对档案的规范与保存,也必将成为后来之人的宝贵财富。
    
3、档案管理为教会发展而着想(zhuó xiǎng)
约西亚王的举动为圣经经典的保存功不可没,使今日的我们能重温当年的史实,鉴古知今。当今天的教会认真做好档案管理时,就将为后世的教会发展和研究中国基督教史提供宝贵的资源。当今教会为今世缺少“赖之以知古”的史料而遗憾时,就当为后世拥有“赖之以知今”的档案而努力。要逐步形成决策者高度重视、使用者定期送交、管理者联系催要的档案收集机制,为教会的发展存留史实宝藏。
 
二、档案管理势在必行
    
档案从最初的陶文档案、甲骨档案,到后来的金石档案、简牍档案,直至今天的纸质档案和电子档案,多种多样的档案形式,在特定的历史阶段完成了记录历史的重任,为后世留下了宝贵的文化遗产和历史财富。教会的档案工作也将为教会的未来留下宝贵的历史凭据和属灵财富。
 
1、档案管理是教会发展的需要    
就基督教的传统而言,也非常注重档案资料的保存。如圣经经典的保存、教父文献的传承、教会大公会议的决定,以及教会历史的记录,无不见证基督教是重视历史传承的宗教。当基督教成为罗马国教之后,更是凭借其特殊的政治和经济优势,加强了对教会事务、信仰论著、教会财产等文件的收集和保存,并且专门建立了中世纪教会档案馆。教会积累的大量档案,不仅反映了教会本身的活动,也反映了中世纪欧洲各国的社会面貌,具有珍贵的价值。
 
2、档案管理是后人赖以知今的依据
档案是过去工作和历史情况的记录,它可以为教会兴旺提供备查的依据。教会档案一旦丢失,将是经验的丢失,也是一项无法弥补的损失。因此,我们要认真做好档案的统计、鉴定、整理、保存、保密等工作,确保档案的完整与安全。反观今天的中国教会,让人担忧有加,因为真正重视档案工作的教会并不多。教会复堂30多年来,开展了大量的工作,也取得了巨大的成就。可是,见证这些成就的原始资料,并未作为档案资料被妥善地保存下来。即便是一些重视档案之价值的教会,也往往因为不懂得管理而未能充分发挥这些档案资料的价值。这些事实都提醒我们,档案管理,势在必行。
 
三、档案管理的实际运作
    
档案管理包括档案收集、档案整理、档案鉴定、档案保管、档案编目、档案检索、档案统计、档案编辑和研究、档案提供利用。为进一步加强教堂规范化、制度化建设,保障各种教会崇拜活动健康有序开展,我们要着手档案管理的实际工作。
    
1、重视支持是做好档案管理的关键
档案工作是一项并不引人注目、默默无闻的工作,做好档案管理首先要重视此工作。有些教会由于对档案工作不够重视,并存在着一些认识误区,认为教会只要事工做好、人才用好就行,档案没有多大作用;或虽意识到档案工作的重要性,但在实际工作中并不够重视,只要能应付就行。但在实际的教会发展中,档案管理工作对现今教会的健康发展起着至关重要的作用。要做好档案管理工作,就必须立足于教
会管理的现状,吸收和借鉴优秀的教会档案管理工作,基于服务教会、着眼未来,使档案管理工作更好地为教会发展服务。
    
着实做好教会的档案管理工作,就得在硬件方面加以投入,配有合适的档案库房、阅览室、办公室等空间;配备用于保护档案的必要设施,为档案管理提供良好的条件。在软件方面,配备档案管理的专门人员,并对其工作进行专业培训,使之逐步熟悉和熟练档案管理的方法。因此,教会负责同工要提高对档案工作重要性的认识,牢固树立档案意识,加强对档案管理工作的投入,从而在整体上推动教会的发展。  
   
2、规范分类是做好档案管理的基础
档案工作是项技术性要求很高的工作,不同于文书整理,归类摆放。档案管理是一种学问,也成为一门学科。所以,档案管理工作一定要规范化:一是收集归档程序化,建立健全档案材料的归档制度;二是鉴别整理规范化,认真细致地鉴别、整理加工,该归档的归档,不该归档的予以剔除;三是设施建设标准化,按照档案管理设施建设的有关要求,配备标准的档案用品、微机和设备,使档案管理实现现代化;四是管理工作制度化,自觉执行档案管理的制度,使每项工作都制度化,保证管理工作井然有序地开展。
    
教会档案管理要做到组卷合理,排列规范,保管期限划分准确,封面填写清晰规范,从根本上保证入库档案的案卷分类规范。通常教会档案可分为:堂产财物档案、人事资料档案、财务会计档案、会议学习档案、活动聚会档案等。做到保持文件材料形成的规律和特点,保持文件之间的历史联系,区别文件的保存价值。
    
3、提供利用是做好档案管理的目的
加强档案管理的目的,是为了充分利用档案,为教会工作健康发展而服务。档案工作不是一蹴而就(yīcùérjiù:蹴:踏;就:成功。踏一步就成功。比喻事情轻而易举,一下子就成功)的,而是一项长期的工作,贵在关键时刻起作用。就当前的教会来说,需要妥善管理的档案,包括教会重大活动和日常工作中所产生的文件、决议、手稿、图片、录音、录像等。
    
教会的档案收集范围主要有文书档案包括教会活动、友好往来、教会人事、行政管理等;财务档案有记凭证、记账簿、财务报告等;基建房产档案涵盖土地房产证、工程图纸、建筑批文、租赁合同等。要充分发挥档案在教会治好、养好、传好过程中的潜在功能,为教会历史编撰、日常事工开展、文化学术研究等提供资料保障。
    
 
总之,教会的档案管理工作是一件无比重要的工作,在当今教会快速发展的前提下,档案管理在整个教会事工中应占有一定的地位。面对这项功在当今、利在千秋的重要工作,今天的教会应当予以高度的重视,并且积极投入一定的人力、物力,切实地做好这项工作,以便给后世提供“赖之以知今”的宝贵资源,为教会的健康发展提供有力的保障。
 
 
《天风》2014年2期26--28页教会事工,2014年6月2日22:20扫描,2014年6月20日14:24审核校对。作者:浙江省杭州市思澄堂牧师林玉良。更多《天风》2014年第2期文章, 欢迎点击基督教传媒http://www.jdjcm.com/wenzhai/525.html阅读。或者打开QQ1442160806日志http://user.qzone.qq.com/1442160806/blog/1408027149阅读(图文比网站里的更精彩)。 (责任编辑:admin)
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