会议多,敢问效率又如何?

一般来说,召集若干人议事,或多人聚集于一处议事,叫开会。它无疑是一种重要的传达信息、交换意见、提供决策的重要方式。
    
过去有些教会很少开会,因为实行的是“家长制”,大小事一两个负责人“拍板”就算,用不着征求意见或商量研究。但现代社会民主意识增强,人人都有表达意见的向往,负责人也逐渐经验了集思广益的好处,因此会议就成了发扬民主的渠道,同时也是集中各类意见和建议的重要程序。
    
教会是神的家,本质上说,基督才是元首。从这个层面理解,教会理当实行“神主”!然而教会管理和牧养的事工,上帝总是藉着人来做,神的旨意常是通过人行出来。每一个侍奉参与者都有权利也很有必要寻求神的带领,但每个人的领受又因各种因素影响而不尽一致。这样,人的“看见”、交流、“领受”需要分享,“建议”需要吸纳,“意见”需要统一,这就需要通过各类会议形式来达成共识。
    
其实,用会议来定决策,这在《圣经》中并不少见,最著名的耶路撒冷会议就是一例。据《使徒行传》15章记载,当时教内争论一个问题:非犹太人改信基督是否必须如犹太人一样行割礼?这次会议由使徒彼得和雅各主持,经过慎重讨论,会议最后的结论是:“圣灵和我们”定意不将别的重担放在外邦人身上。(参徒15:28)无疑,这个决策有助于福音从犹太教脱胎而出,成为万民得救的希望。因此,这个会议在基督教发展史上有举足轻重的地位。
    
一、教会应有反省
    
自复堂之后,教会发展迅速,各项制度陆续出台,堂点管理进一步规范。随着教务、事务的增加,教会决策的前置——会议,也不断增加。应该说,多数教会的会议规范有序,对教会工作的决策与执行起到了十分重要的作用。可是当前也有少数教会(堂、点)的会议情况不容乐观。主要出现以下几种情况:
    
(1)会议不按时。有些例会拖沓(tuō tà:不爽快;不简洁)不按时,需要会议来定的事却由个别负责人个人或少数人私下决定。不开会意味着不够公开、不够民主,造成不少误解或不正之风。有的教堂有堂管会,但一年也就开1—2次会议,而且随意性很强。试想,这样的机制,教会的日常事务必然是个人说了算。
    
(2)会议不规范。会议没主持或有主持不称职,没主题或无目的,漫无边际,海阔天空,所谓“脚踩西瓜皮”,说到哪里算哪里。结果是:与会人数越多,会议效率越低。众说纷纭,莫衷一是。为了一个非原则问题争执半天,却忘记会议真正要解决的问题,时间冗长,却没有办法达成共识。同时,没有很好规范地对会议作记录,重要决议议而不决、决而不行、行而不实。
    
(3)会议不严肃。无会议纪律约束,无聆听别人之心胸。有些人因为成见或其他原因,一说话就“抬杠”,一吵就不可收拾,一闹就不欢而散。也有的教会会议不能充分听取别人意见,开会成了负责人阐明自己意见的解释会;也有的会议则似乎人人都想要做主,最后却个个说了都难算数,一盘散沙,不能集中,结果严重影响工作推进。另外,会议没有保密观念,随意泄漏事,造成人际是非困扰。
    
(4)会议不落实。俗话说:“一分决策,九分落实。”现实中的教会不是缺少会议和决策,而是缺少有效的落实。结果造成“一流的决策,二流的执行,三流的结果”。会议本身不是目的,目的在于落实。教会里因为“义工”占多数,会议分配的任务如果不落实似乎也没办法有力地监督,加上教会文化里面常讲宽容、谦卑、忍让,导致开起会来说话的人很多,落实行动的却很少!
    
二、会议有效管理
    
中国基督教第九次代表会议提出了要建设一个和谐健康发展的基督教会之口号,要使教会事工有良好的开展,开好每一次会议是重要的关键,因此必须进行会议管理。为使教会的会议管理规范化和有序化,提高会议形式的行政决策效率,教会会议制度应本着精简、有效、节俭的原则运行。
    
当前教会堂点的主要会议种类,大概可分为以下几个方面:
 
(1)信徒代表会议:一般根据章程每三或五年召开一次。(2)堂务委员会会议:每月或每两个月召开一次。(3)教牧同工会议:一般可以每周举行一次,就工作进程安排碰头交流。(4)堂内团契或其他特别需要的工作会议,视需要召开。如工作汇报会、信徒座谈会、学习交通会等等。会议种类与形式可以根据各自条件与需要来设置,但关键是每一个会议都需要管理,即要回答以下几个问题:
    
1、谁有资格召集或出席会议?
    
不是什么人都有权利召集会议。一般来说,召集会议只有本单位(组织)的代表人(即负责人或相应部门负责人)才有资格召集相应的会议,自然不是谁心血来潮想开会就可以召集会议。这是个常识性的问题,但在教会内有人故意混淆。说什么“我是神的儿女,神家里的事我有责任管。”某地就有这样一个信徒,凭借自己多年信主的“资格”,随意招呼几个弟兄,开了一个小会,却替教会做了一个非常重大的决定,弄得教会负责同工欲哭无泪!
    
也不是任何人都有资格出席会议。一些无政府主义者可能认为“既然讲民主,就应当让所有的‘民’做主。”某地一个信徒(非堂委),非要闯进堂委会议室参会,理由是“神的儿女不能参加讨论神家的事吗?”事实上,所有会议都应有相应的范围和特定的参会对象。出席的人员与人数往往由会议的性质所决定,如堂委会,其出席人员一定是全体堂务委员,无特殊情况,不可随意增删人员。若因工作需要需请非堂委人员参与,则事先得与主要负责人商量并征得同意,会前得与与会者通报说明,其会议全称也得称为“**扩大会议”。
    
2、谁来主持或对会议进行管理?
    
一般会议是由召集单位(如堂委会)的主要负责人或受其委托的成员主持。主持会议的能力,是考验一个人是否适合担任主管的最直接体现。如何增强开会的效率,让每个人都能各抒己见,并在规定时间内完成会议所预想的目标,这与主持人的会议主持能力息息相关。
    
教会堂务委员会(或常务委员会)统一管理会议制度,所有会议均须登记。教会会议分为常设会议、定期会议和临时不定期会议。可针对不同会议制定细节,进行有效安排与管理。堂委会须在年度计划中提出全年会议计划和预计。尽量控制未预见的临时性会议。会议资料需整理、立卷、存档。
    
三、会议需要准备
    
除非特殊情况,一般不要开没有准备的会议。会议最大的成本是时间成本,会议没有结果就是浪费时间,所以三星公司有一名言:“没有准备的会议就等于一场集体谋杀。”所以三星重大的会议有事先检查制度,没有准备好的会议必须取消。在会议前,必须把会议材料提前发给与会人员,与会人员要提前看材料并做好准备,不能进了会议室才开始思考问题。
    
应根据会议性质与要求考虑以下几个要素:
 
①会议名称?名称要表达精确、简明扼要;
②会议主旨和目标?也就是为什么开这个会议,要讨论什么问题、达到什么目的;
③会议主持人?主持人一般为会议组织部门的主要负责人,主持人在会前做充分的准备。包括收集信息、准备资料,设想别人可能会提出的问题;
④会议时间?何时开?开多少时间?
⑤会议地点?最好是出席者容易找到或熟悉的地方;
⑥会议议程?根据会议目的、要求和现有条件,整理清楚的议程,安排先后次序,最好在会议前让大家传阅;
⑦出席人员?除了规定应出席人,是否有特殊有关人需要列席?
⑧根据会议要项拟订会议通知,并提前进行报告、张贴或书面发送通知。对重要会议须个别电话或当面通知的,应及时、清楚,并确认是否能如期出席。对重点发言对象须先通知,确保其发言质量;
⑨会议承办人及时准备会议场所、会议文件或资料。必要时要进行会场布置、设备调试;
⑩安排、照顾与会人员起居、交通、餐饮及其他可能存在的问题等。
    
四、开会“七要”提醒
    
①要有时间观念。设定时间,准时开始不迟到,准时结束不拖延。为了尊重每个人的时间,开会最忌讳的就是拖延,尤其是一些经常性的会议。所以要让会议顺畅地进行,要对每个议题的讨论时间有限制。如果某个议题讨论太久,却还没有结果,就把这个议题记下来,下次开会时再讨论。另外,如果这次会议一定要达到某些具体结论的话,在开会前就要先告知每个参与的人,不达到目的绝不罢休。不要为了减少与会人员的负担而迅速结束会议,这只会让你的后续动作更困难。会议时间最好控制在2个小时以内,太长的时间会超过人的疲劳极限。主持人随时可作时间提醒,如确有必要需延长会议,应取得大家同意。
    
②要有明确目标。开会通常是为了沟通和决策。不管哪一个目的,会前一定要明白会议的主题,围绕主题有的放矢做充分准备。不要忘了会议的主要目标,重要的是要以“怎么办”即行动为焦点。例如讨论要采取什么行动,上次行动的结果如何,或是在不同的行动方案中选择一个。避免长期停留在“为什么”或“谁弄的”上面,这样也许会引起争吵浪费时间。没有主题和流程的会议,就好比让大家来喝茶聊天,浪费大家的生命。所以,会议必须要有主题,且要事先通知与会人员。
    
③要遵黄金法则。根据经验,有人提出会议发言黄金法则:如“公开称赞,私下批评”;“可提可不提的意见尽量不提,可听可不听的意见尽量要听”;“要想好再说,不要说了再想”等。不到万不得已,要尽量避免公开批评他人的意见,因这对士气有很大的伤害。会中要做到就事论事,争论时不可恶意批评别人,对他人的意见如赞同不要忘了公开表示你的称赞,对意见不同也要注意措词,不能伤害别人的自尊,特别是有上级人员参加时更要注意,千万不能为了表现自己能干而贬低他人。为了避免会议上恶意批评别人的情况发生,会议前要事先告知同事,这次会议的焦点是什么。遇到有恶意打扰议程的成员,会议主持者不能听之任之,要以坚定而有礼貌的态度,坚持将会议导入原来的议程。
    
④要有宽松氛围。好的主持人应使用说服沟通,而不是用命令或强硬、专横的口吻试图影响与会者,做出你想要的结论;更不要只凭你的职衔或权力来搭起自以为“领导”的架势。召集大家开会议事,如是没有定论的事,必须给大家讨论的空间,否则是一种专制。海纳百川,有容乃大。会中要采取民主模式,要开放自己的心胸去倾听别人的意见,不要强调自己的预设立场,更不能运用某种压力使一些并不适当的议案强行通过,教会一定要坚持既定的价值观。
   
 ⑤要有会议成效。要在开头就议题的要旨做一番简洁的说明。要把会议事项的进行顺序与时间的分配预先告知与会者。在会议进行中应当引导在预定时间内作出结论。开会的目的就是解决问题,会议如果没有达成结果,将是对大家时间和精力的浪费。所以,每个人都要积极地参与到会议议程中来,会议主持人有权打断那些偏离会议主题的冗长的发言。
 
主持人可以注意如下事项:
(1)发言内容是否偏离了议题?
(2)发言内容是否出于个人的利害?
(3)是否全体人员都专心聆听发言呢?
(4)是否发言者过于集中于某些人呢?
(5)是否有从头到尾都没有发言过的人呢?
(6)是否某个人的发言过于冗长呢?
(7)发言的内容是否朝着结论推进呢?等等。
    
⑥要有会议落实。在会议进行中要做好记录。记录方式主要是速记笔录,必要时可录音、录像,妥善保存记录材料。最后应当把会议结论或把要付诸实行的决议整理出来交给全体人员表决确认。一定要有一个准确完整的会议记录,会议的各项决议一定要有具体执行人员及完成期限,如果此项决议的完成需要多方资源,一定要在决议记录中明确说明,避免会后互相推诿,影响决议的完成。经过确认的会议决议,要马上进入执行程序。落实具体操作人员、完成时限以及提醒注意事项。建立会后追踪程序,每项决议都要有跟踪,如有意外可及时发现适时调整,确保各项会议决议都能完成。记住“散会不追踪,开会一场空。”
 
记住三个简单却很有意义的公式:
(1)开会+不落实=零;
(2)布置工作+不检查=零;
(3)抓住不落实的事+追究不落实的人=落实。
 
事实证明,凡事有人负责、凡事有人实施、凡事有人检查、凡事有人监督,才能不断缩短“已经说了”与“已经做了”之间的距离。
 
⑦要记发言“十不”。不能长篇大论、滔滔不绝;不可从头到尾一言不发;不可传信道听途说;不可作期待性预测;不可发生人身攻击;不可打断发言、吹毛求疵;不可好为人师、胡言乱语;不可模棱两可、没有立场;不可情感左右、公私不分;不可意气用事、中途离席。
    
结语
 
教会会议管理是教会管理中的重要一环,可谓“成亦会议、败亦会议”。一个好建议好决策是在会议中形成的,但有时一个矛盾也是从会议中开始。所以,教会要重视会议,让会议成为圣灵工作的机会,也成为办好教会的器皿!
 
 
《教材》2013年第6期48--54页教牧工作, 2013年12月25日22:17扫描,2013年12月30日14:54审核校对。
那善于管理教会的长老,当以为配受加倍的敬奉。那劳苦传道教导人的,更当如此。(提前5:17)
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